Litigation Hold Nedir? Office 365’te Veri Koruma Yöntemi

Litigation Hold Nedir? Office 365’te Veri Koruma Yöntemi

Office 365’teki **Litigation Hold** (Dava Koruma), kullanıcıların posta kutularındaki öğeleri silmelerine rağmen bu öğelerin sistemde korunmasını sağlayan bir özelliktir. Bu özellik, genellikle yasal süreçlerde, davalar veya denetimler gibi durumlarda kullanılır. Bu makalede, litigation hold’un ne olduğunu, nasıl çalıştığını ve ne zaman kullanıldığını detaylı bir şekilde inceleyeceğiz.

1. Litigation Hold Özelliği Nedir?

Litigation Hold, bir kullanıcının posta kutusundaki e-posta ve diğer öğelerin silinmesini engeller. Bir e-posta öğesi silinse bile, bu öğe Office 365 sisteminde saklanmaya devam eder. Bu özellik, özellikle yasal talepler, dava süreçleri ve veri kaybı önleme gibi durumlar için kritik bir öneme sahiptir.

2. Litigation Hold Nasıl Çalışır?

Litigation hold etkinleştirildiğinde, kullanıcılar posta kutularındaki öğeleri silebilirler ancak bu öğeler aslında silinmez. Sistem, silinen öğeleri **yasal koruma** altında saklamaya devam eder. Bu durum, herhangi bir yasal talepten önce verilerin korunmasını sağlar.

Litigation hold, kullanıcının e-posta kutusunda yer alan öğelerin yalnızca görünürlük açısından silinmesini sağlar. Gerçekte, bu öğeler yasal inceleme ve keşif (eDiscovery) süreçleri için saklanır.

3. Litigation Hold’un Uygulama ve Yönetimi

Office 365 ve Exchange ortamlarında litigation hold, yönetici tarafından etkinleştirilir. Yönetici, Exchange Yönetim Merkezi (EAC) veya PowerShell kullanarak bu ayarı yapılandırabilir. Aşağıda litigation hold’u uygulamak için kullanılan bazı adımlar ve komutlar verilmiştir:

• Litigation Hold Etkinleştirme: Bir posta kutusuna litigation hold uygulamak için Exchange Yönetim Merkezi (EAC) kullanılabilir. Alternatif olarak, PowerShell üzerinden de şu komutla hold etkinleştirilebilir:

  Set-Mailbox "Kullanıcı Adı" -LitigationHoldEnabled $true

• Litigation Hold Süresi: Litigation hold süresi, belirli bir süreyle sınırlı olabilir. Eğer süre belirtilmezse, hold süresiz olarak uygulanır. Aşağıdaki PowerShell komutu ile hold süresi belirlenebilir:

  Set-Mailbox "Kullanıcı Adı" -LitigationHoldDuration 2555

  Bu örnekte, hold süresi yaklaşık 7 yıl olarak belirlenmiştir.

4. Litigation Hold Ne Zaman Kullanılır?

Litigation Hold, özellikle aşağıdaki durumlarda kullanılır:

• Yasal Talepler ve Elektronik Keşif: Şirketler, yasal süreçlerde ellerindeki verileri korumak zorundadır. Litigation hold, şirketin yasal talepler karşısında verileri koruyarak elektronik keşif süreçlerini destekler.
• Dava Süreçleri: Bir dava süreci başladığında, dava ile ilgili verilerin kaybolmaması için litigation hold devreye girer. Bu, dava sürecinde delil olarak kullanılabilecek e-postaların korunmasını sağlar.
• Veri Kaybı Önleme (DLP): Veri kaybı önleme politikaları gereği, önemli verilerin yanlışlıkla silinmesi engellenir.

5. Litigation Hold İle İlgili Önemli Bilgiler

• Posta Kutusu Boyutları: Litigation hold etkinleştirildiğinde, saklanan öğeler mail kutusunun boyutunu etkileyebilir. Bu nedenle posta kutusunun boyutu düzenli olarak kontrol edilmelidir.
• Kullanıcıların Erişimi: Litigation hold etkinleştirildiğinde, kullanıcılar yalnızca posta kutularındaki öğelere erişebilir. Ancak, bu öğeleri silemezler.
• Denetim ve İzleme: Litigation hold, şirketlerin verilerini yasal gereklilikler doğrultusunda denetlemesine yardımcı olur. Bu süreç, düzenleyiciler veya hukuk departmanları tarafından denetlenebilir.

6. Sonuç

Litigation Hold, özellikle yasal süreçler ve veri koruma gereklilikleri açısından kritik bir özelliktir. Office 365 ve Exchange ortamlarında etkinleştirildiğinde, kullanıcıların silme işlemlerine rağmen önemli verilerin korunmasına yardımcı olur. Bu özellik, şirketlerin hem iç denetimlerini hem de yasal gereklilikleri yerine getirmelerine olanak tanır.